Das Versenden einer E-Mail-Einladung an Ihre Kunden oder potenziellen Kunden ist keine Kleinigkeit. Ob Konferenz, Jahrestagung oder Abendfeier, Ihre E-Mail sollte die Art der Veranstaltung widerspiegeln und vor allem die Empfänger beschwören.
Was sind die Schlüssel zum Erfolg einer Einladung ?
Einladung in der Betreffzeile
Die Betreffzeile der Kampagne sollte das Ereignis erwähnen und den Empfänger einladen, der beim Lesen sofort die Absicht der Nachricht erkennen sollte.
Beispiel:
„Meine Firma“ lädt Sie zur Silvesterparty ein.
„Meine Firma“ lädt Sie am „Datum“ ein, ihre neuen Produkte auszuprobieren.
Am „Datum“ laden wir Sie zur Preisverleihung ein.
Personalisieren Sie die Nachricht
Die Einladung ist an Personen gerichtet und muss daher den Vor- und Nachnamen des Empfängers enthalten. Achten Sie auf Fehler, sie werden nicht gerne gesehen. Die Nachricht sollte nicht wie eine Massen-E-Mail aussehen, sondern wie eine attraktive und persönliche Einladung, die jedem Gast ein einzigartiges Gefühl vermittelt.
Effektives Informieren
Die E-Mail muss die wesentlichen Elemente enthalten:
– Das Datum
– Die Stadt und den Ort
– Die Startzeit
– Das Programm: Geben Sie an, ob der Veranstaltung ein Cocktail oder ein Frühstück folgt oder vorausgeht.
Es ist wichtig, die Veranstaltung, das Programm und den Ort so zu präsentieren, dass der Empfänger weiß, ob er teilnehmen kann und ob es seinen Erwartungen entspricht.
Wenn die Anzahl der Plätze begrenzt ist, ist es auch wichtig, dies so anzugeben, sodass die Gäste rechtzeitig reagieren können.
Teilnahme bestätigen
Wenn es notwendig ist, ein Medium zu aktivieren, mit dem der Empfänger die Teilnahme bestätigen kann, kann dies über eine Zielseite (Landingpage) oder mit einer Antwort per E-Mail erfolgen.
Verwenden Sie keine E-Mail-Adresse mit „noreply“ oder „don’t reply“, die nicht aktiv ist, sodass eingehende Antwortnachrichten empfangen werden können. Auch bei jeder anderen Art von Kommunikation ist es wichtig, eine bestehende und aktive E-Mail-Adresse zu verwenden..
Wenn Sie einen Link verwenden, muss er sichtbar, funktionsfähig und auf eine Bestätigungsseite weiterleitbar sein.
In Kontakt bleiben
Vergessen Sie nicht, in der E-Mail Ihre Kontaktdaten anzugeben, damit der Gast schnell per E-Mail oder Telefon mit Ihnen kommunizieren kann.
Sie können die Einladung auch mit dem Namen eines Mitarbeiters, z.B. einer Person aus dem Vertrieb, unterschreiben.
Nach der Veranstaltung können Sie sich per E-Mail bei den Anwesenden bedanken und die Gelegenheit nutzen, einen Bericht oder unterstützende Informationen beizufügen.
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