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on 9 November 2020 | 0 Comment

DSGVO und E-Mail Marketing: Fluch oder Segen für erfolgreiches E-Mail Marketing?

Die DSGVO, das Kurzwort für Datenschutz-Grundverordnung ist eine Bezeichnung, die bei Marketing Managern weltweit puren Stress auslöst. Grund ist, dass diese Verordnung vielen Werbe-Profis derzeit einen Rückgang der Lead-Conversion-Rate beschert. Über die Hälfte der Promoter sind der Meinung, dass die DSGVO einen störenden Einfluss auf bestehende Strategien hat. Außerdem fürchten Marketing Manager, dass sich ihre Mailinglisten merkbar verringern werden. Bei Nichteinhaltung der neuen Gesetze drohen aktuell empfindlich hohe Geldstrafen.

Was bedeutet DSGVO?

Seit dem 25. Mai 2018 ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wirksam in Kraft getreten. Als Übergangszeit wurden zwei Jahre festgesetzt. Für Unternehmen hat diese Verordnung einen beachtlichen Stellenwert. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten sind die Anforderungen der DSGVO einzuhalten. Dabei stehen vor allem die werblichen Aktivitäten im Vordergrund.

Beim E-Mail Marketing steht vor allem die Kontaktaufnahme zu einem voraussichtlich interessierten Kundenkreis im Vordergrund. Ohne die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist eine Verbindung zu potenziellen Kunden jedoch kaum möglich. Bei der Arbeit des E-Mail Marketings spielen datenschutzrechtliche Vorgaben der DSGVO eine herausragende Rolle.

In der DSGVO wird klar geregelt, wie der Umgang mit personenbezogenen Daten durchgeführt werden darf. Dabei wird vor allem herausgestellt, was erlaubt ist und welche Vorgehensweise nicht ausgeführt werden darf. Marketer, die sich nicht an die Vorgaben der DSGVO halten, riskieren Sanktionen. Diese werden in Form von Geldstrafen verhängt.

Worauf muss beim E-Mail Marketing geachtet werden?

Aufgrund der nachfolgenden Checkliste können Sie die wichtigsten Punkte ersehen, die Sie beim E-Mail Marketing aufgrund der DSGVO beachten müssen.

– Die Einwilligung zum E-Mail-Marketing

Bevor Sie personenbezogene Informationen zum Versenden von Werbe E-Mails erheben, müssen Sie die Einwilligung Ihres potenziellen Kunden einholen. Beispielsweise können Sie hierzu ein Kontrollkästchen auf Ihrer Webseite installieren. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass Sie für jede einzelne Absicht ein separates Kästchen zum Anklicken bereitstellen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die sogenannte Double-Opt-In-Methode. Diese wird beim E-Mail Marketing gefordert. Das bedeutet nichts anderes, als dass Ihr Kunde nach dem Anklicken des Kontrollkästchens für die Zustimmung zur Zusendung des Newsletters eine E-Mail erhalten muss. Diese muss einen Bestätigungslink enthalten. Erst nach erfolgreicher Rücksendung der Bestätigung dürfen die Kundendaten in den Verteiler Ihres E-Mail-Programms aufgenommen werden.

– Widerrufsrecht im E-Mail-Marketing

Wichtig ist, dass Sie im Bereich der Einwilligungserklärung, die Sie dem Nutzer zusenden, auf einen Verweis zum Widerrufsrecht achten. Betroffenen muss das Recht eingeräumt werden, ihre Einwilligung zum E-Mail Marketing jederzeit widerrufen zu können.

Ihre werblichen E-Mails, die Sie in der Folgezeit versenden, müssen zudem einen Link zur Abmeldung vom Newsletter enthalten. Widerruf sowie Abmeldung der Nutzung persönlicher Daten müssen durch einen einzigen Klick auf einen Link möglich sein.

– DSGVO und E-Mail Marketing: Dokumentation in Verfahrensverzeichnis ist Pflicht

Sie sind laut DSGVO verpflichtet, jegliche Tätigkeiten, die Sie im Zusammenhang mit dem Datenschutz durchführen, zu dokumentieren. Für Ihr E-Mail Marketing bedeutet es, dass Sie ein Verfahrensverzeichnis führen müssen. Diese Punkte sollten dort enthalten sein:

  • Liste aller Daten, die Sie erheben
  • Grund der Datenverarbeitung
  • Frist zur Datenvernichtung oder Löschung
  • Maßnahmen zur Sicherheit der erhobenen Daten
  • Auflistung aller Empfänger, die in die Daten Einsicht nehmen können
  • Kategorien, in welche die einzelnen Personen eingeordnet werden

Sollten Sie einen Datenschutzbeauftragten beschäftigen, obliegt diesem nunmehr nicht mehr die Beaufsichtigung oben genannter Punkte. Vielmehr muss die datenerhebende Stelle, also die Unternehmensführung, diese Dokumentation durchführen. Das bedingt überdies eine Haftung des Unternehmens bei Datenpannen.

– Die Datenübertragbarkeit

Die DSGVO sieht das Recht auf Datenübertragbarkeit vor. Das bedeutet, dass jeder Kunde die Herausgabe seiner Daten in einer üblichen maschinenlesbaren Form sowie strukturiert herausverlangen kann. Betroffenenrechte werden dadurch gewahrt, dass der Person ein Anbieterwechsel erleichtert wird. Ein Datenexport sollte daher jederzeit möglich sein.

– Einwilligung bei pseudonymisierten Nutzerprofilen

Falls Sie Ihre Nutzerprofile pseudonymisieren, wird das ebenfalls als Datenverarbeitung eingestuft. Sie können einem Verstoß gegen die DSGVO entgehen, wenn Sie für jeden Zweck einer vorgesehenen Datenerhebung eine gesonderte Einwilligung mit Widerrufsrecht bereitstellen.

– Wertevernichtung im E-Mail Marketing: Erneute Zustimmung notwendig?

Viele Unternehmen haben seit Wirksamwerden der DSGVO am 25. Mai 2018 einige wichtige Fragen. Denn der Aspekt, ob die bereits nach altem Recht erfolgte Zustimmung wirksam ist oder erneut eingeholt werden muss, kann essenzielle Bedeutung haben.

Allerdings können Firmen, die bereits früher Zustimmungen nach den vormals geltenden Regeln eingeholt haben, beruhigt in die Zukunft blicken. Vorher enthielten vor allem das Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG sowie das Telemediengesetz, Kurzform TMG wichtige Vorgaben für das Verhalten bei der Erhebung von Kundendaten.

Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus dem Erwägungsgrund 171 zur DSGVO. Die Einwilligungen müssen allerdings die Bedingungen der DSGVO enthalten wie Widerrufsrecht sowie Abmeldelink innerhalb der Werbe-E-Mail.

– B2B und B2C – Welche Unterschiede gibt es beim Thema DSGVO und E-Mail-Marketing?

In der DSGVO gibt es keine Unterscheidung zwischen personenbezogenen Daten von Geschäftskunden oder von privaten Geschäftskontakten. Lediglich der Umgang mit persönlichen Daten Dritter verpflichtet einen Betrieb zur Einhaltung der Regelungen aus der DSGVO.

Wie weiß ich, ob mein E-Mail Marketing DSGVO-konform ist?

Bei der Überprüfung der Rechtskonformität Ihres E-Mail Marketings ist es vor allem wichtig, einen Blick auf Ihre aktuelle Datenbank zu werfen. Wie haben Sie die bestehenden Kontakte erworben. Haben die betreffenden Personen der Erhebung der personenbezogenen Daten zugestimmt? Liegt eine Zustimmungserklärung vor und wurde diese dokumentiert?

Prüfen Sie, unter welchen Bedingungen Sie Ihre Werbe-E-Mails versenden und ob es möglich ist, durch einen einzigen Klick auf einen Link den Widerruf zu erklären oder den Newsletter abzubestellen. Ist es für jeden Kunden möglich, eine Zusammenfassung seiner hinterlegten Daten zu erhalten? Sie sollten die Daten einfach aus der Datenbank exportieren und versenden können.

Wichtig ist, dass Sie selber ein Pflichtenheft anlegen und dort alle oben genannten Punkte eintragen. Dokumentieren Sie ebenso, wo Sie die Daten aufbewahren. Ihnen obliegt diese Pflicht als E-Mail Marketer persönlich.

Wir empfehlen es Ihnen mit einem professionellen E-Mail-Marketing Anbieter zusammen zuarbeiten. Lesen Sie hier zum Beispiel, was der Anbieter Mailify zu dem Thema DSGVO sagt.

Fazit: DSVGO und E-Mail Marketing – nicht so schwer umzusetzen wie befürchtet

Im Grunde genommen hat sich im Vergleich zu vorher geltendem Recht nicht viel geändert. Allerdings besteht der Gesetzgeber nun auf die strikte Einhaltung der Nachvollziehbarkeit der Erhebung personenbezogener Daten Dritter. Wer sich schon immer um Transparenz bemüht hat und einen guten Überblick über seine Tätigkeit hat, wird sich von einer Verordnung kaum von einem erfolgreichen Marketing abhalten lassen.

 

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