Die Kommunikation via E-Mail ist heutzutage selbstverständlich. Vor allem im Austausch mit Kunden ist das Medium mittlerweile Standard und wird als Kommunikationsmittel vorausgesetzt. Automatisierte Mails können dabei helfen den Aufwand wesentlich zu verringern.
Durch das Voranschreiten der Digitalisierung haben die meisten Unternehmen ihre Kommunikation zu einem großen Teil auf den Bereich E-Mail verlagert. Der Kunde kann so komfortabel und einfach Anfragen tätigen. Das Unternehmen kann dagegen seine Kunden einfach und in großer Masse informieren und das ohne Portokosten. Durch die einfache Handhabung entstehen für Unternehmen jedoch oft große Aufwände. Jede Anfrage muss beantwortet werden oder es müssen entsprechende Bestätigungen verschickt werden.
Um diesen Aufwand zu begrenzen gibt es automatisierte Mails wie eine Bestätigungsmail Vorlage. Wiederkehrende E-Mails mit gleichen Informationen müssen somit nicht manuell verschickt, sondern können automatisiert werden. Dies betrifft in den meisten Fällen Mails zur Bestätigung einer Aktion mit einer Bestätigungsmail Vorlage. Hierfür muss einmalig eine Bestätigungsmail Vorlage erstellt werden. Danach wird die Vorlage automatisch nach Betätigung einer Aktion auf der Webseite verschickt. Unternehmen können so Ressourcen und Geld durch eine Bestätigungsmail Vorlage sparen. Zusätzlich entsteht eine höhere Kundenzufriedenheit, da Kunden umgehend eine Reaktion des Unternehmens auf ihre Aktion bekommen (z.B. eine Bestellbestätigung).
Verschiedene Arten von automatisierten E-Mails
Die wohl bekannteste Art von automatisierten E-Mails sind Bestätigungsmails. Hat man eine Bestellung getätigt oder einen Newsletter abonniert, bekommt man umgehend eine E-Mail mit allen relevanten Informationen. Für diese Art von automatisierte Mails empfiehlt es sich eine Bestätigungsmail Vorlage für alle entsprechenden Bereiche anzulegen. Durch eine schnelle Rückmeldung kann sich der Kunden sicher sein das seine Bestellung oder Anmeldung eingegangen ist. Es vermittelt Sicherheit und schafft Vertrauen. Somit ist eine Bestätigungsmail Vorlage für Unternehmen unerlässlich.
Eine weitere Möglichkeit automatisierte Mails zu nutzen ist um die Kundenbindung zu verbessern.
Hat man beispielsweise das Geburtsdatum seines Kunden, kann man eine entsprechende Vorlage zu Geburtstagen seiner Kunden erstellen. Am Tag des Geburtstags geht eine automatisierte E-Mail mit Gratulationswünschen raus und vermittelt dem Kunden eine personalisierte Wertschätzung, welche positiv wahrgenommen wird. Umso mehr Daten man über seine Kunden hat, umso besser kann man automatisierte Mails aufsetzen. So kann man unter Umständen auch zu einem Jubiläum oder Namenstag gratulieren. Durch die personalisierte Ansprache wird die Kundenbeziehung extrem gefördert.
Auch das Verhalten des Kunden auf der eigenen Homepage kann durch automatisierte Mails verbessert werden. Hat der Kunden beispielsweise einen Artikel in den Warenkorb abgelegt aber die Bestellung nicht abschließend ausgeführt, kann man ihn mit einer automatisierten Mail daran erinnern die Bestellung abzuschließen oder Fragen, ob es bei der abschließenden Bestellung Probleme gegeben hat.
Voraussetzung für solche fokussierten Mails ist ein gutes Kundendatenmanagement und eine entsprechende Mailing-Software mit beispielsweise einer Bestätigungsmail Vorlage. Auch gute Analyse-Tools der eigenen Homepage sind wichtig und unverzichtbar.
Die Bestätigungsmail
Für die meisten Unternehmen spielt die Bestätigungsmail bei den automatisierten E-Mails die größte Rolle. Sie umfasst beispielsweise eine detaillierte Aufstellung der Bestellung und gibt dem Kunden die Sicherheit, dass seine Bestellung ordnungsgemäß eingegangen ist. Dieser automatisierte Prozess erspart dem Unternehmen dabei viele Ressourcen. Durch eine passende Bestätigungsmail Vorlage und der entsprechenden Software, lassen sich so hohe Kosten sparen.
Je nach Art der Bestätigungsmail gibt es auch eine passende Bestätigungsmail Vorlage. Kauft man ein Produkt oder nimmt eine Dienstleistung in Anspruch, gibt es immer wesentliche Merkmale, welche eine Bestätigungsmail beinhalten sollte. Das wichtigste ist die genaue Information über die gekaufte Sache. Anzahl und Kosten (netto und brutto) sind hierbei das wichtigste. Zusätzlich sollten alle rechtlichen Angaben über das Unternehmen zu finden sein, wie Adresse oder Steuernummer. Auch Angaben über den Kunden, wie Adresse oder Kundennummer sollten auf einer Bestätigungsmail dargestellt werden. Eine saubere und strukturierte Darstellung aller Informationen runden die Bestätigungsmail ab. Hierbei sollte auch das eigene Logo und Corporate Design eingebunden werden, um den Wiedererkennungswert zu gewährleisten.
Mehr Kundenzufriedenheit und weniger Kosten durch automatisierte Mails
Automatisierte Mails mit einer entsprechenden Bestätigungsmail Vorlage sind heutzutage für Unternehmen unerlässlich. Um Zeit und auch Geld zu sparen sind automatisierte Bestätigungsmails ein wichtiger Punkt für den Unternehmenserfolg. Man spart nicht nur Geld und Ressourcen, sondern steigert durch den automatisierten Prozess auch die Kundenzufriedenheit. Die geringen Kosten einer entsprechenden Bestätigungsmail Vorlage und Software sprechen hierbei für sich. Aber auch die Erwartungshaltung der Kunden ist mittlerweile, dass man eine entsprechende Bestätigungsmail bekommt.
Aussicht und Zukunft
Direkte Bestätigungsmails werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Die Ansprüche der Kunden werden jedoch größer werden. Mittlerweile setzen sich hierbei auch immer mehr sogenannten Chat-Bots durch. Sie sind eine künstliche Intelligenz und beraten Kunden automatisiert bei ihren Fragen, ohne das ein echter Mensch dies tut. Chat-Bots lernen selbständig und man kann sie kaum von einer Chat-Beratung mit einem echten Menschen unterscheiden. Aktuell sind sie jedoch nur als Ergänzung einer abschließenden Bestätigungsmail zu sehen. Aber das Zusammenspiel zwischen Chat-Bots und automatisierten E-Mails wird weiter zunehmen.